Królowa organizacji pracy – czyli dzień biurowy wizażystki

Jeżeli jesteś przed podjęciem pracy w zawodzie wizaż lub charakteryzacja i wydaje Ci się, że w tym zawodzie czekają Cię wyłącznie dni spędzone na malowaniu innych to mylisz się Kochaniutka. Owszem można tak prowadzić biznes, ale jeśli chcesz się rozwijać i poszerzać grono odbiorców, a także prowadzić prężnie działający biznes to przygotuj się również na dnie spędzone przed komputerem.

W czym, jak w czym ale w organizacji swojej pracy, tak aby niezrobione nareszcie zostało zrobione myślę, że jestem całkiem niezła. Chcę się podzielić z Tobą moimi sposobami, mam nadzieję że przypadną Ci one do gustu.

Jest to dość obszerny artykuł, ale dlatego, że chcę przelać Ci jak najwięcej wiedzy.

Organizacja samej siebie

Bez względu na jakim etapie życia jesteś, czy przygotowujesz się do matury, czy może studiujesz, jesteś na rozdrożu życiowym, spełniasz się jako wizażystka lub w każdym innym zawodzie. Organizacja czasu przyda się każdej z nas.

Dla najbliższych jestem postrzegana, jako „człowiek lista” 😉 Mam lekkiego fioła na punkcie robienia list… Od tych na zakupy, po przez listy pakowania na wyjazdy kończąc na tych listach ze wszystkimi najważniejszymi taskami zawodowymi do zrobienia. Oczywiście zawsze na papierze, sporadycznie w telefonie czy na komputerze. A co jest najlepszym elementem takiej listy? WYKREŚLANIE wykonanych pozycji 😉

No dobra to jest mój świat i moje kredki, każdy wiadomo musi znaleźć swoją taktykę, która na niego działa, by się zorganizować. Wypracowałam swój system pracy testując różne techniki, które oferuje świat i tak powstało moje KOMBO.

Z jakich technik korzystałam oraz kto mnie inspiruje?

Tworząc swój system pracy korzystam z:

MOJA ZASADA: Duża Lista – Mała lista

No to do dzieła!

Duża lista 

  1. Oczyść swój umysł ze wszystkich nagromadzających się myśli związanymi z jakimkolwiek zadaniem. Serio! Jakimkolwiek! Biorę kartkę A4 (może być też większa, a może być to również notatka w komputerze) i w kolumnach wypisuję wszystko co jest do zrobienia od wrzucenia posta na fanpeg, po ugotowanie obiadu. Są tam też te duże taski, którymi chcę się zająć w najbliższym czasie (o rozpisywaniu ich na czynniki pierwsze opowiem później).
  2. Czemu służy lista? Temu, aby rozluźnić głowę, aby zwolnić ją od obowiązku ciągłego martwienia się, że zapomnisz coś zrobić. Spokojnie, wszystko będzie na liście, do której możesz wrócić w każdej chwili i uaktualnić ją o pozycje, które Ci się przypomną.
  3. Przykładowe pozycje, które znajdują się na mojej liście:
      • Obrobić zdjęcia z kursu
      • Poprawić rozmiar slajdera na stronie
      • Reklama google
      • Nakarmić zakwas
      • Skończyć artykuł o ergonomii
      • Zrobić pasztet z fasoli
      • Kupić koperty
      • Wystawić lampion na sprzedaż
      • Napisać regulamin kalendarza….

4. Duża lista będzie ciągle ewoluować. Naturalne jest, że jedne pozycje wykreślisz, a na ich miejsce wkroczą nowe.

    •  

Mała lista czyli lista dzienna

  1. Zacznijmy od rzeczy podstawowych. W przeciwieństwie do poprzedniej listy, do której używałaś dużej kartki, tutaj lepiej sprawdzi się kartka maksymalnie A5 (chyba, że używasz elektronicznej listy, to w takim razie nie ma różnicy). W ten sposób unikniesz zasady, którą rządzą się duże wózki sklepowe, duże torebki, duże talerze w knajpach z jedzeniem na wagę – jakie duże by nie były, zawsze będą pełne. Mało tego, jeżeli są duże, wydaje nam się że zawartość jest wciąż mała więc mogę jeszcze dołożyć. Mniejsza kartka, mniej pomieści. Nie chodzi oczywiście o to, aby symulować i tłumaczyć się że zadania nie są wykonane ponieważ kartka mi się skończyła… ale po prostu pozwala to bardziej racjonalnie spojrzeć na Twoje dzienne możliwości
  2. Wybierz kilka pozycji z dużej listy, które bierzesz dzisiaj na celownik. Rozpisuj każdą pozycję na godziny planując, ile szacunkowo mogą Ci one zająć.

Ja przyjmuję głównie zasadę 30 min lub 1h.

Generalnie każdej czynności dedykuję 30 min – jest to dla mnie idealna długość, aby się nie zmęczyć lub nie znudzić konkretnym zadaniem (jeżeli uporam się z zadaniem szybciej, dostaję w nagrodę parę minut przerwy).

1h zostawiam na zajęcia, które wiem, że będą bardziej czasochłonne jak na przykład pisanie artykułu i wiem, że nie chcę się od tego zadania odrywać.

Jeżeli czynność jest błacha i zajmuje zaledwie kilka minut np. Wrzucenie nowego posta na fanpage, to wypełniam takie 30 min kilkoma drobnymi zadaniami.

Oczywiście czas poświęcony na zadania możesz dobrać według własnego kryterium.

3.  Nie zapomnij w procesie rozpisywania planu dnia o szarej rzeczywistości. Obiad sam się nie ugotuje, pies sam na spacer nie wyjdzie, a pranie również ktoś musi rozwiesić. Oczywiście podaję przykłady klasycznych prozaicznych czynności, ale jak wiemy, każda jakieś posiada.  Uwzględnij w rozpisce dnia odpowiedni czas, na każde z tych zadań. Przy okazji możesz potraktować je jako przerywnik, relaks od pracy.

Jak znaleźć swoją produktywność?

  1. Działaj w zgodzie ze swoim yin i yang – świat składa się z przeciwnych sił, które nie potrafią bez siebie istnieć i się uzupełniają. Tak jak dzień nie może istnieć bez nocy, północ bez południa. Tak samo Twój organizm potrafi pogrążyć się w głębokim śnie, ale potrafi też wykazać swoją najwyższą aktywność umysłową i fizyczną. To Ty wiesz najlepiej, kiedy Twoja koncentracja osiąga swój najwyższy punkt. Wykorzystaj tą wiedzę w planowaniu swojego dnia i siadaj do pracy o odpowiedniej dla Ciebie porze.
  2. Rozpraszaczom mówimy NIE – co jest Twoim rozpraszaczem? Telefon? Telewizor? Osoby w pomieszczeniu?  Powstrzymaj się od oglądania telewizji w trakcie pracy, a szybciej wykonasz swoje zadania i w nagrodę będziesz mogła obejrzeć ulubiony program. Jeżeli Twój problem stanowią social media, wyłącz telefon, wyłącz powiadomienia lub daj na przechowanie komuś komórkę na parę godzin. Dobrze jest móc znaleźć sobie ciche, miejsce do pracy, w moim przypadku jest to kuchnia, gdzie nikt nie będzie Ci przeszkadzał. Co w sytuacji, gdy na około biegają dzieci? Możesz umówić się z partnerem na 2h shifty, kiedy on zajmuje się dziećmi, Ty masz czas na swoje obowiązki. W innym wypadku, może uda Ci się zmotywować do wcześniejszych pobudek, gdy one jeszcze śpią lub wykorzystywać czas, gdy już pójdą spać.
  3. Ustaw sobie priorytety – jeżeli już ustalisz sama ze sobą, kiedy jest pora Twojej najwyższej aktywności, zabierz się w pierwszej kolejności za zadania, które są dla Ciebie najważniejsze i które wymagają od Ciebie największego skupienia. Jeżeli zaczniesz je odkładać na później, gwarantuje, że zaczniesz szukać wymówek, aby się za nie nie zabrać.
  4. 5 minutowe zadania zrób TERAZ – możesz zaznaczyć sobie nawet kolorem na dużej liście te zadania, które nie zajmą Ci dłużej niż 5 min. Zawsze, gdy zostanie Ci czas wolny w ciągu dnia, możesz zabrać się za jedno z tych zadań. Skoro zajmują one tak niewiele czasu, dłużej będzie trwało ich planowanie i przepisywani z listy na listę nim je zrobisz. Jeżeli chcesz, możesz tą zasadę rozciągnąć nawet do zadań, które zajmują 10 min. 10 minut to na prawdę baaardzo dużo czasu.
  5. Paraliż decyzyjny – są to sytuacje, gdy nawarstwiają się obowiązki i nie wiesz za co zabrać się najpierw. Przecież wszystko musi być zrobione na już! Zwolnij, przeanalizuj i wybierz jedno spośród zadań. Robienie wszystkiego na raz na pewno nie przyniesie dobrych efektów. Przykład z życia: z początkiem roku poczułam chęć pracy nad swoim ciałem. Miałam głowę pełną pomysłów, na jakie aktywności się zapisać. Wiedziałam jednak, że jeśli nagle zapełnię sobie tygodniowy grafik codziennymi aktywnościami sportowymi, skończę swoją karierę sportową po miesiącu… Tak więc w pierwszej kolejności wróciłam na jogę i pozwoliłam mojemu umysłowi przyzwyczaić się do tej rutyny. Gdy to już opanowałam, mogę dołożyć sobie zajęcia boksu (miałam właśnie zacząć, gdy nadszedł koronawirus ;]), a gdy dalej będę czuła niedosyt pomyślę nad trzecim sportem.
  6. Nie stosuj tej metody codziennie – Praca z zegarkiem w ręku, gdy goni Cię czas, może  wywierać na Tobie presje. Zadania, które masz do wykonania powinny sprawiać Ci przyjemność. Dlatego nie katuj się. Jesteś freelancerką i sama sobie panią. Ty ustalasz grafik i Ty decydujesz, ile razy w tygodniu zabierzesz się za obowiązki z listy.

Zostaw miejsce na spontaniczność

Twoje plany mogą ulec zmianie. To normalne. Możesz zrezygnować z jakiegoś projektu, którego się podjęłaś. Możesz stwierdzić, że praca związana z jakimś planem jest nie warta świeczki. Możesz najzwyczajniej być zmęczona danym tematem. I to też jest w porządku. Może zdarzyć się jeszcze inna sytuacja, w między czasie możliwe że pojawi się projekt do wykonania, który jest pilniejszy od innych i należy przewartościować zadania.

Rozbieranie na czynniki pierwsze

Jeżeli na Twojej liście widnieją pozycje/hasła zbyt ogólnikowe na pewno trudniej będzie Ci się za nie zabrać. Dlaczego? To proste, bo nie będziesz wiedziała jak? Najlepszą metodą jest rozbieranie dużych zadań na czynniki pierwsze.

Przykład.

Co roku jestem główną koordynatorką organizującą Ogólnopolskie Mistrzostwa Charakteryzacji. Jeżeli wpisałabym sobie na listę pozycję „Zorganizować Mistrzostwa” to z pewnością byłoby to dla mnie trudniejsze do osiągnięcia niż zabranie się za drobne elementy tego tasku. Jest to akurat bardzo obszerny przykład, który dzielę na ponad 60 pozycji.

Multitasking

Generalnie multitasking nie cieszy się dobrą renomą. Nasza wydajność wtedy spada, a na dodatek żadne zadanie nie jest wciąż zrobione do końca.

Jest jeden wyjątek od tej reguły, który osobiście stosuję. Czynności, które nie wymagają ode mnie wielkiego skupienia np. gotowanie, sprzątanie, prace graficzne na blogu, obróbka zdjęć etc. Urozmaicam czas wtedy słuchaniem pożytecznych treści. Z reguły są to podcasty prowadzone przez jednego z moich ulubionych blogerów. Równie dobrze można słuchać w tym czasie dobrego audiobooka. Czuję, że te czynności nie wchodzą sobie w drogę i mogę je wykonywać jednocześnie.

Zjedz słomiany zapał na śniadanie

Ile razy wpadałaś na GENIALNY pomysł, którym zawojujesz świat? Ja wpadam na taki co najmniej raz na kilka dni 😉 Ile z tych pomysłów ujrzało światło dzienne? Zakładam, że tylko jakiś odsetek, tak jak u mnie.

Moja rada? Znajdź miejsce, gdzie będziesz spisywać wszystkie te pomysły, może na przykład jako przypomnienie w kalendarzu za np. 3 miesiące. Sprawdzisz tym samym czy za te 3 miesiące będziesz nadal uważać go za atrakcyjny. Jeżeli przejdzie pozytywnie ten test, będziesz mogła spojrzeć na ten projekt świeżym okiem wynajdując dla niego nowe możliwości. A na koniec, co najważniejsze, spisując dany projekt/pomysł na niedaleką przyszłość dajesz sobie wolną głowę. Wiesz, że nie ucieknie ponieważ jest spisany, a tymczasem możesz zająć się bieżącymi projektami.

Odpuszczaj!

Nie będę ukrywać, każdorazowo, to dla mnie najtrudniejszy punkt. Jak to Pani Swojego Czasu mówi „Zrobione jest lepsze od doskonałego”.

Nauczone, że zawsze musi być idealnie. Mamy to wpajane od dziecka, ciągłe dążenie do perfekcji. A co się zdarzy, jeżeli coś zostanie wykonane w 80%? Najprawdopodobniej NIC! Nauczyłam się jednej rzeczy odpuszczając. Wykonuję każde zadanie najlepiej jak potrafię W DANYM MOMENCIE. Kto wie, może za tydzień, za rok, zrobiłabym coś lepiej, ale na tą chwilę zrobiłam najlepiej jak potrafię. Nie wymagaj od siebie niemożliwego.

Odpuszczanie dotyczy jeszcze innej rzeczy. Serio, może okazać się z czasem, że nie wszystkie pozycje z listy muszą być zrobione. Doszłam do tego wniosku, gdy zaczęłam obciążać się zbyt dużą dawką zadań. Usiadłam i zaczęłam analizować, czy świat dalej będzie się kręcił jeżeli wykreślę co niektóre pozycje z listy bez ich zrobienia. Okazało się, że nadal żyję 😉

Bądź dla siebie łaskawa. Zastanów się, czy wszystkie czynności muszą KONIECZNIE być wykonane oraz czy wszystkie te czynności muszą być wykonane przez CIEBIE? Może masz komu je delegować?

Dbaj o swoją organizację w pracy biurowej, a na pewno przełoży się to na Twoją pracę zawodową.

Obserwujesz już?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *